suXus B.V. verwerkt persoonsgegevens om zakelijke aanvragen te beantwoorden, diensten te leveren en de website en dienstverlening te beveiligen. Hieronder leest u welke gegevens wij gebruiken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en hoe u uw rechten kunt uitoefenen.
1 Wie is verantwoordelijk
suXus B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven, zoals websitebezoek, zakelijke contactaanvragen en onze eigen klantenadministratie.
Adres: Plein 13 B1, 2291 CA Wateringen.
KvK: 51005824. Btw-nummer: NL823047052B01.
E-mail: [email protected]. Telefoon: 070 750 6086.
Wanneer wij persoonsgegevens uitsluitend namens een zakelijke klant verwerken, bijvoorbeeld bij beheer of hosting van diens omgeving, is die klant in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en handelen wij als verwerker. Daarvoor gelden de afspraken in de verwerkersovereenkomst. Een verzoek over gegevens in zo’n klantomgeving stemmen wij af met die klant.
2 Welke gegevens wij ontvangen
Afhankelijk van uw contact met suXus verwerken wij uw naam, organisatie, functie, zakelijke contactgegevens, correspondentie, aanvraag, klant- of accountgegevens en gegevens die nodig zijn voor offertes, uitvoering, facturering en betaling.
Bij ondersteuning kunnen technische gegevens, gebruikersnamen, systeeminformatie, logbestanden en de informatie die u met ons deelt nodig zijn. Bij ondersteuning op afstand kan een bevoegde medewerker informatie op uw scherm of in uw omgeving zien voor zover dat nodig is voor de afgesproken werkzaamheden.
Bij websitebezoek en beveiligingscontroles worden technische gegevens verwerkt, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browser- en apparaatgegevens, verbindingskenmerken en fout- of beveiligingsmeldingen.
Wij ontvangen deze gegevens van u, van uw organisatie of bevoegde contactpersoon, of via het gebruik van onze website en diensten. Bij een concrete zakelijke aanvraag kunnen wij aanvullende bedrijfsgegevens controleren in openbare bedrijfsbronnen, zoals het Handelsregister, voor zover dat daarvoor nodig is.
Stuur geen wachtwoorden, herstelcodes, identiteitsdocumenten of andere geheime of bijzondere persoonsgegevens via het algemene contactformulier. Spreek voor noodzakelijke gevoelige informatie eerst een passend veilig kanaal met ons af.
3 Doeleinden en rechtsgronden
Wij beantwoorden aanvragen en stellen offertes op. Als u zelf contractspartij bent, zoals bij een eenmanszaak, kan dit nodig zijn om op uw verzoek een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren. Als u namens een organisatie contact opneemt, baseren wij het gebruik van uw zakelijke contactgegevens op ons gerechtvaardigde belang om met die organisatie te communiceren en aanvragen zorgvuldig af te handelen.
Voor dienstverlening, accountbeheer en ondersteuning gebruiken wij gegevens voor uitvoering van een overeenkomst met u, of voor ons gerechtvaardigde belang om de overeenkomst met uw organisatie uit te voeren. Wij beperken de verwerking tot wat voor die werkzaamheden nodig is.
Voor facturering en financiële administratie verwerken wij gegevens om afspraken uit te voeren en te voldoen aan wettelijke administratie- en bewaarplichten. Bij contactpersonen van organisaties verwerken wij de noodzakelijke contactgegevens tevens op basis van ons gerechtvaardigde belang bij een correcte zakelijke administratie.
Voor beveiliging, misbruikpreventie, foutonderzoek en het beschermen van onze rechten baseren wij ons op gerechtvaardigde belangen. Wij wegen de noodzaak en gevolgen voor uw privacy mee en gebruiken niet meer gegevens dan daarvoor nodig zijn.
Waar toestemming vereist is, vragen wij die vooraf. U kunt toestemming intrekken zonder dat daardoor eerdere rechtmatige verwerking onrechtmatig wordt. Toestemming voor niet-noodzakelijke analytics of advertenties is geen voorwaarde voor het gebruiken van het contactformulier.
Het verstrekken van gegevens voor een aanvraag is niet wettelijk verplicht. Zonder de noodzakelijke contact- en aanvraaggegevens kunnen wij uw verzoek mogelijk niet behandelen. Voor een opdracht kunnen aanvullende contractueel of wettelijk noodzakelijke gegevens nodig zijn. Het telefoonnummer wordt bij gebruik van het contactformulier verplicht gevraagd.
4 Contactformulier
Via het contactformulier verwerken wij uw naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen onderwerp en bericht. Wij gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te beoordelen en zakelijk op te volgen.
Geaccepteerde aanvragen worden opgenomen in een leadregister in Cloudflare D1. De inhoud van de aanvraag wordt op applicatieniveau versleuteld opgeslagen. Het leadregister bewaart geaccepteerde aanvragen maximaal 180 dagen. Het systeem verwerkt daarnaast noodzakelijke technische kenmerken om dubbele inzendingen te herkennen en de verwerking te beheren.
Voor interne opvolging stuurt suXus via Microsoft Graph een notificatie in Microsoft 365. Deze bevat de contactgegevens en de inhoud van de aanvraag. De afzender is [email protected]. De notificatie gaat naar [email protected], een alias die aflevert in de primaire mailbox [email protected]. Het door u opgegeven e-mailadres wordt gebruikt als antwoordadres.
Voor deze notificatiemail bestaat geen afzonderlijke automatische verwijdering na dertig dagen. Verwijdering uit het leadregister verwijdert de e-mail niet automatisch. E-mails vallen onder de bewaartermijn voor correspondentie zoals hieronder beschreven. Noodzakelijke informatie voor een daadwerkelijke opdracht, administratie of geschil kan voor dat afzonderlijke doel worden bewaard.
Cloudflare verzorgt de beveiligde formulier-API, de Turnstile-spambeveiliging en de D1-opslag. De D1-database is aan de EU-jurisdictie gebonden. Dit betekent niet dat alle HTTPS-, netwerk- en Worker-verwerking uitsluitend in de Europese Unie plaatsvindt.
5 Websitebeveiliging cookies en metingen
Onze website gebruikt Cloudflare voor aflevering en beveiliging van het websiteverkeer. Op de contactpagina wordt Turnstile geladen om geautomatiseerd misbruik tegen te gaan. Daarbij verwerkt Cloudflare onder meer IP-adres, browser- en verbindingskenmerken en technische signalen om menselijk gebruik van bots te onderscheiden. De beveiliging kan een inzending automatisch tegenhouden. U kunt ons dan ook rechtstreeks per e-mail of telefoon bereiken.
Voor het leveren van Turnstile handelt Cloudflare als verwerker. Voor bepaalde verwerking om de eigen botdetectie te verbeteren handelt Cloudflare volgens zijn privacyinformatie ook als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Meer informatie staat in het Turnstile Privacy Addendum van Cloudflare.
Na uw analytics-toestemming gebruikt suXus Google Analytics 4 om paginabezoeken en geaccepteerde contactaanvragen te meten. Google is hierbij als externe dienstverlener betrokken. De meting gebruikt analytische cookies en technische browserkenmerken. Wij sturen alleen een vaste pagina-URL zonder querystring of fragment en bij een geaccepteerde aanvraag de categorie van uw vraag mee. Formulierinhoud, de oorspronkelijke verwijzende URL en advertentieklikcodes worden niet aan Google Analytics doorgegeven. Google Analytics wordt vóór toestemming niet geladen. Analytics-toestemming geeft geen toestemming voor advertentieopslag, advertentiegegevens of personalisatie. Google Ads-remarketing en Microsoft Advertising-trackingtags blijven uitgeschakeld.
Noodzakelijke cookies en browseropslag worden gebruikt voor de werking, beveiliging en functionele voorkeuren van de website, waaronder uw taal- en cookiekeuze. Uw cookiekeuze wordt maximaal zes maanden bewaard. Een bezoek of formulierinzending geldt niet als toestemming.
suXus gebruikt Microsoft Clarity om het gebruik van en de interactie met de website te analyseren. Microsoft is hierbij als externe dienstverlener betrokken. Deze analytische verwerking vindt uitsluitend plaats nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven. Clarity kan interacties met pagina’s vastleggen en in gebruiksoverzichten weergeven. De implementatie markeert de volledige contactformuliersectie en de invoervelden voor maskering, waaronder naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer en bericht. Ook campagneherkomst wordt uitsluitend met analytics-toestemming verwerkt. Zonder deze toestemming wordt Clarity niet geladen en worden de bijbehorende analytische cookies en browseropslag niet actief gebruikt. Advertentietracking blijft uitgeschakeld.
U kunt analytics weigeren zonder dat dit het contactformulier belemmert. U kunt uw toestemming op ieder moment wijzigen of intrekken via Cookievoorkeuren onderaan de website. Bij intrekking geeft de website de gewijzigde toestemming door, stopt zij Clarity via de daarvoor beschikbare interface en verwijdert zij de door de implementatie beheerde analytische Clarity-cookies voor het websitedomein. Ook stopt de website Google Analytics, wist zij nog wachtende metingen en verwijdert zij de bijbehorende Google Analytics-cookies. Opnieuw toestemming geven verstuurt eerder overgeslagen aanvragen niet alsnog.
6 Met wie wij gegevens delen
Wij delen gegevens alleen wanneer dit nodig is voor de beschreven doeleinden, een wettelijke verplichting of de bescherming van gerechtvaardigde belangen. Voor het websiteformulier gebruiken wij Cloudflare. Voor analytische verwerking gebruiken wij na toestemming Microsoft en Google zoals hierboven beschreven.
Voor de uitvoering van uw opdracht kunnen daarnaast de daarbij betrokken hosting-, cloud-, software- en ondersteuningsleveranciers gegevens verwerken. De betrokken partijen hangen af van de dienst die u afneemt; niet iedere leverancier ontvangt gegevens van iedere websitebezoeker. Voor administratieve verwerking of een geschil kunnen noodzakelijke gegevens worden gedeeld met onze administratieve dienstverleners, accountant, juridisch adviseur, incassodienstverlener of bevoegde overheid, voor zover deze bij het betreffende dossier betrokken zijn.
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken maken wij afspraken over onder meer doelbinding, vertrouwelijkheid, beveiliging en verwijdering. Sommige ontvangers, zoals bevoegde overheden en bepaalde professionele adviseurs, bepalen hun eigen wettelijke verwerkingsdoeleinden. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
Een link naar het klantportaal, webmail of een download geeft de inhoud van uw contactaanvraag niet vanzelf door aan die bestemming. Wanneer u een andere dienst bezoekt of gebruikt, kunnen daarvoor aanvullende verwerkingen en privacyafspraken gelden.
7 Verwerking buiten de EER
Onze leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of daarvandaan toegang verlenen, bijvoorbeeld vanuit de Verenigde Staten. Een EU-opslaglocatie alleen sluit zulke toegang of verwerking niet uit.
Bij doorgifte buiten de EER moet een geldig beschermingsmechanisme gelden. Dit kan een toepasselijk adequaatheidsbesluit zijn of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar nodig aangevuld met aanvullende maatregelen. De contractuele regelingen van Cloudflare en Microsoft bevatten bepalingen over internationale doorgifte. De precieze regeling hangt af van de betreffende verwerking en ontvanger.
U kunt via [email protected] informatie vragen over de voor uw gegevens toepasselijke waarborgen en hoe u daarvan een kopie kunt verkrijgen. Hierbij kunnen vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens van anderen worden afgeschermd.
8 Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens voor het doel waarvoor ze nodig zijn en verwijderen of anonimiseren ze zodra dat doel en een eventuele rechtmatige bewaarnoodzaak zijn vervallen. Per categorie gelden de volgende termijnen of criteria.
Geaccepteerde contactaanvragen in het productie-leadregister: maximaal 180 dagen vanaf ontvangst. Een afzonderlijk klantdossier of noodzakelijke correspondentie valt onder de hieronder genoemde criteria en niet automatisch onder dezelfde verwijdering.
Notificatiemails en overige aanvraagcorrespondentie: zolang de aanvraag wordt behandeld en de correspondentie daarna nog nodig is voor concrete zakelijke opvolging, het vastleggen van gemaakte afspraken of de behandeling van een geschil. Zodra deze noodzaak vervalt, worden de gegevens verwijderd. Alleen de mogelijkheid dat ooit opnieuw contact ontstaat rechtvaardigt geen onbeperkte bewaring. Er is geen aparte automatische dertigdagentermijn voor formuliernotificaties.
Klant-, contract- en ondersteuningsgegevens: gedurende de relevante klantrelatie en daarna voor zover nodig om openstaande werkzaamheden, verplichtingen, klachten of aanspraken af te handelen. Bepalend zijn het type afspraak, de noodzaak van het bewijs en de toepasselijke wettelijke termijnen. Niet het hele ondersteuningsdossier hoeft daardoor even lang te worden bewaard als de financiële administratie.
Fiscale basisgegevens: in beginsel zeven jaar volgens de wettelijke administratieplicht. Voor gegevens waarvoor een langere wettelijke termijn geldt, volgen wij die termijn. De wettelijke termijn begint wanneer de gegevens hun actuele betekenis voor de administratie hebben verloren.
Technische en beveiligingslogs: gedurende de periode die nodig is voor foutonderzoek, beveiliging en het vaststellen of afhandelen van incidenten. De duur hangt af van het logtype, de incidentcyclus en de instellingen van de betrokken dienst. Relevante incidentgegevens kunnen afzonderlijk langer worden bewaard zolang het concrete onderzoek, herstel of een rechtsvordering dat noodzakelijk maakt. Formulierapplicatielogs bevatten geen volledige formulierberichten of onnodige contactgegevens.
Technische herstelkopieën: gegevens kunnen tot het aflopen van de daarvoor geldende, beperkte herstelcyclus in afgeschermde kopieën voorkomen. Die kopieën worden niet als actief relatiebestand gebruikt. Wanneer gegevens worden teruggezet, moeten toepasselijke verwijderingen opnieuw worden verwerkt. Een herstelkopie is geen grond voor onbeperkte bewaring.
9 Beveiliging
Wij treffen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico’s, zoals beveiligde verbindingen, beperkte toegang, zorgvuldig accountbeheer en maatregelen tegen misbruik. De aanvraaginhoud in het leadregister wordt aanvullend op applicatieniveau versleuteld.
Beveiliging biedt geen absolute garantie tegen ieder incident. Vermoedt u misbruik of een kwetsbaarheid, neem dan contact met ons op en deel alleen de informatie die nodig is om het probleem veilig te onderzoeken.
10 Uw privacyrechten
U kunt ons vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, daarvan inzage of een kopie krijgen en onjuiste gegevens laten corrigeren. Onder de wettelijke voorwaarden kunt u gegevens laten verwijderen, de verwerking laten beperken of gegevens in een gangbaar elektronisch formaat ontvangen en laten overdragen.
U kunt vanwege uw specifieke situatie bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken. Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken via [email protected] en, als van toepassing, via de aangeboden toestemmingsinstellingen.
Stuur uw verzoek naar [email protected] of neem telefonisch contact op. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken kan de termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren u daarover binnen de eerste maand en leggen de reden uit.
Wij kunnen aanvullende informatie vragen als dat nodig is om uw identiteit te controleren. Stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van uw identiteitsdocument. Verzoeken behandelen wij in beginsel kosteloos. Een recht kan worden beperkt door bijvoorbeeld een wettelijke bewaarplicht of de rechten van anderen; wij lichten een beperking toe.
Voor de behandeling van zakelijke contactaanvragen gebruiken wij geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen hebben. De automatische beveiligingscontrole van het formulier dient om misbruik te voorkomen.
11 Klachten en wijzigingen
Heeft u vragen of bent u het niet eens met onze verwerking, dan kunt u contact opnemen via [email protected]. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U hoeft daarvoor niet eerst onze klachtenprocedure te doorlopen.
Wij passen deze verklaring aan wanneer onze verwerking of de toepasselijke regels daartoe aanleiding geven. De actuele versie staat op https://www.suxus.com/privacy-verklaring/. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij betrokkenen aanvullend wanneer dat nodig is. Een nieuwe tekst geeft geen toestemming voor een nieuw doel waarvoor uw toestemming vereist is.
Versie 2026.01
1 oktober 2026